La décision d'organiser ce rallye a été prise le 1er novembre 2009. On peut donc considérer que l'élaboration a duré réellement 7 mois.
Pour quelqu'un de perfectionniste qui veut tendre vers le zéro défaut, c'est un boulot monumental. De plus, comme toute première fois, je manquais parfois de repères. Mon expérience des deux derniers Tour de France ULM m'a été précieuse et j'ai reproduit les solutions adoptées pour ceux-ci (paiement intégral dès l'arrivée, self service, traiteur, AFIS à la radio pour coordonner les ULM avec les avions, citerne à essence, flybook avec cartes VAC des terrains visités de dégagement...). De plus, j'ai reçu un soutien sans faille de Dominique Mereuse.
Arnaud a effectué 3 déplacements à la DGAC de Metz, honoré 3 rendez-vous avec la mairie de Reims, passé un nombre incalculable de week-end entiers en préparation (plus de 100 heures pour le seul rallye historique, 40 heures pour le rallye touristique) ; investi 4 week-end à deux (environ 120 heures) pour la mise au point des repas, l'élaboration des menus, les commandes. Pour ce poste, il aura fallu architecturer 120 dîners (vendredi et samedi soir), 120 petits déjeuners (samedi et dimanche matin) et 131 déjeuners (samedi et dimanche midi).
L'un des plus gros investissements en temps et en énergie reste les relations avec l'administration. Toute demande d'autorisation implique la fourniture d'un dossier et la justification des demandes. Cela implique aussi des exigences connexes ou des conséquences de nature à modifier le projet initial.

Le nombre de personnes contactées est impressionnant. Force est de reconnaître que les bonnes volontés se donnent sans compter pour accompagner le projet. Sans doute parce qu'il est bien ficelé au départ. Cela encourage généralement. Ainsi, le Capitaine Huste de l'escadron de chasse de la base aérienne 112 et le directeur des Vols de la BA 112 ont consacré deux après-midi à Arnaud Gillard pour définir les trajectoires sans transpondeur et sans contact radio du rallye historique à l'intérieur de la CTR Reims de classe D. Des cadres de la direction de la DSAC NE de Metz (Sophie Lejeune et Yann Lafitte) ont permis la mise en place de 8 NOTAMs et 1 Air SUP AIP en collaboration avec le directeur de l'aérodrome de Reims-Prunay. Ces personnels de la DSAC NE, de la BA 112 et de l'aérodrome de Reims-Prunay sont remerciés pour leur active participation à cet événement et pour leur bonne volonté. Jérôme Subocz, lui aussi de la DSAC NE, a pris la responsabilité d'accorder une autorisation de posé pour 35 ULM à Bar-sur-Seine. Annick Dupuis, cadre à la chambre de commerce de Reims en charge de l'exploitation des infrastructures de Reims-Prunay s'est chargée du montage du dossier voté au conseil municipal pour l'exonération des taxes d'atterrissages à Reims-Prunay. A la municipalité de Reims, le 1er adjoint au maire Serge Pugeault a soutenu le projet en appuyant la demande d'exonération de taxes d'atterrissage et de parking durant la durée de l'événement (23 euros par ULM). Jacques Cohen, adjoint au maire délégué au tourisme, a permis de visiter le fort de la Pompelle et fourni le matériel de signalisation des taxiways provisoires. L'exemption de taxe d'atterrissage a été votée en mairie lors d'un conseil municipal fin mars. Obtenir cette exemption exceptionnelle a représenté 3 rendez-vous d'environ 2 heures dans les 6 mois précédent le week end. Le directeur de la tour de contrôle dépendant de la CCI, Jean-Pierre Aubert, a appuyé la demande d'événement, portant une parole favorable aux ULM et expliquant la nécessité de bien accueillir ce type d'aéronefs : maintenant les ULM munis de radio sont les bienvenus à Reims-Prunay LFQA. Il a également soutenu le projet d'Arnaud tout au long de son avancement.